El primer módulo nombrado Gestión de Documentos tiene como finalidad otorgar una visualización de la documentación procesada por las diferentes unidades participantes dentro de la plataforma DELTA, proporcionando un tracking para todos los usuarios asociados a una iniciativa, desde el momento de su digitación hasta que el documento es cancelado o en su defecto culmina la gestión.
Dentro de este módulo podemos ver involucrado los siguientes documentos:
| Documentos. |
|---|
| Emisión factura. |
| Invoice. |
| Boleta honorario. |
| Factura de compra. |
| Nota de cobranza. |
| Solicitud de viático. |
| Solicitud de fondo fijo no renovable. |
| Solicitud de fondo fijo renovable (caja chica). |
| Traspaso presupuestario. |
| Justificación viático. |
| Rendición - Devolución de gastos. |
| Rendición - Fondo a rendir. |
| Rendición - Fondo a rendir renovable (caja chica). |
| Contrato - Persona jurídica. |
| Carta de renuncia. |
| Horas extras. |
| Pagare. |
| Invoice (venta). |
| Nota de crédito. |
| Nota de débito. |
| OP Especial. |
| T Fondo especial. |
| Honorarios a extranjeros. |
| Situación contractual / Pago haberes. |
| Reintegro a Financista. |
| Documento internno de cobro - DI |
Adicionalmente este módulo presenta los siguientes beneficios:
| Beneficios. |
|---|
| Trazabilidad a nivel de iniciativa como a nivel de cuenta presupuestaria (c. costo). |
| Bloqueo en el ingreso ante documentos duplicados. |
| Bloqueo de proveedores. |
| Estandarización de la razón social contra la base de Servicios de Impuestos Internos (SII). |
| Exportación de base de documentos procesados. |
| Indicadores de autogestión asociado a cada perfil. |
| Respaldo digital de la documentación. |
| Registro de fechas y eventos en torno a cada documento. |
| Reporte vía correos a los usuarios ante la denegación de un documento. |
El módulo Gestión de Documentos realiza el seguimiento en torno a una cadena de aprobación asociada a cada iniciativa las cuales pueden o no tener el atributo del centro de costo Financials, esta cadena se compone de los siguientes perfiles:
| Perfil | Responsabilidad |
| Digitador | Encargado de ingresar la documentación a la plataforma de acuerdo a las normativas de la universidad. |
| Validador Técnico | Validar la documentación ingresada en la plataforma, autorizando el cargo en su rol de responsable de la iniciativa. |
| Recepcionista | Valida los datos ingresados en la plataforma tales como: Rut, Razón social, fechas, monto, adjunto, giro y dirección. |
| Validador Financiero | Validar financieramente de acuerdo a las normativas de la universidad y la fuente de financiamiento, incorpora el plan de cuentas, glosa y caja. |
| Validador Financiero 2do nivel | Validar financieramente adicional de acuerdo al monto del gasto. |
| Despachador de Documento | Digitación en Financials. |
