¿Cómo solicitar una devolución de gastos?

Introducción

En esta guía se explica cómo realizar una devolución de gastos y cómo probar la veracidad del documento, detalladamente y fácil de entender.

Requerimientos

Para poder realizar una devolución de gastos tienes que tener acceso al Portal de Solicitudes, necesitando cierto perfil dentro del sistema para poder llevar esta tarea a cabo.

Flujo

Paso 1. Para solicitar una devolución de gastos, nos debemos dirigir al módulo “Fondos y Rendiciones” en el menú, hacemos clic en el botón “Nueva Devolución de Gastos” (Ilustración 1).

Después, se va a desplegar el formulario (Ilustración 2), donde se deben seleccionar los datos del proyecto/iniciativa, centro de costo, nombre del beneficiario y la moneda.

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Paso 2. En caso de coincidir los datos con una devolución digitada pero no enviada se podrá hacer el rescate de la información con el fin de continuar con la devolución anterior (Ilustración 3). De esta manera el usuario podrá ingresar documentación en diversas sesiones y realizar la solicitud de acuerdo a su conveniencia.

Paso 3. Para el ingreso de nuevas líneas dentro de una rendición de gastos, nos debemos dirigir al botón “+” lo que desplegará una ventana modal (Ilustración 4) donde se debe digitar el rut del proveedor, lo que provocará que el sistema búsqueda contra la base de Servicio de Impuestos Internos (SII) y autocompletará la razón social del proveedor, continuamos digitamos la fecha de emisión, número de documento montos y el tipo de moneda y presionamos el botón “AGREGAR”. Los documentos en moneda internacionales EUR y USD serán trasformados automáticamente con la tasa de cambio (SBIF) del día en que se incurrió en el gasto.

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Paso 4. Luego de llenar la rendición de gasto con los detalles que sean necesarios, debes adjuntar un archivo para probar la veracidad de, en este caso, la devolución de gastos, ¿Qué sirve para probar que los datos que estoy colocando son reales?, puede servir una boleta, algo que verifique que tú hiciste ese gasto y por la misma razón, estás pidiendo la devolución de tu dinero (Ilustración 5), y también al momento de subir un adjunto puedes ver una vista preliminar del adjunto que subiste, de esta manera puedes revisar que lo que subiste es correcto y en caso de que no lo sea, cambiar el adjunto. (Ilustración 6).

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Video Tutorial

Secuencia Pendiente

Luego de finalizar la devolución, el documento pasa a ser validado/denegado por el Validador Financiero, quién tiene que revisar que la boleta o el adjunto que pruebe la devolución de gasto sea real, de esa manera se te devolverá el dinero correspondiente.